Ein Kostenbudget erstellen und überwachen (das Verständnis dieses Artikels setzt Grundlagenkenntnisse in MS Project voraus)

Microsoft Project bietet ab der Version 2007 die Möglichkeit, Kostenbudgets zu erstellen und zu überwachen. Das Vorgehen in MS Project 2010 ist analog dem hier vorgestellten Verfahren mit MS Project 2007.

Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, dass das Kostenbudget erst nach einer Kostenplanung festgelegt werden kann. Ansonsten handelt es ich um eine reine Luftnummer. Wenn die geplanten Kosten höher sind als ein von außen vorgegebenes  oder aus Wirtschaftlichkeitsgründen selbst gestecktes Budget werden Maßnahmen und Entscheidungen unausweichlich.

Budgetressourcen erstellen

Für die Budgetplanung ist es erforderlich zunächst Budgetressourcen zu erstellen. Das Vorgehen hierzu ist das gleiche wie  zur Erstellung einer „normalen“ Ressource, nur das diese als Budgetressource deklariert wird.

Diese Deklaration kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. In den Informationen zur Ressource wird die Checkbox „Budget“ aktiviert
2. In der Ressourcentabelle wird die Spalte „Budget“ eingefügt und der Wert für die Budgetressourcen auf „Ja“ gesetzt. (Ja/Nein Auswahlfeld)

Sinnvollerweise sollten die Namen der  Budgetressourcen den Namen Budget enthalten. Sie dürfen auf keinen Fall den gleichen Namen erhalten wie eine andere Ressource.

Die Budgetressourcen werden nach ihrer Art unterschieden.

Für Budgetressourcen der Art Arbeit werden die Werte in Arbeit, d.h. Stunden, Tage oder Wochen eingegeben.

Bei der Art Material werden Materialeinheiten eingegeben und angezeigt.

Meist wird man den Budgetressourcen wohl die Art Kosten zuweisen, da bei der Budgetplanung und -überwachung i.d.R. Kosten (in Euro geplant und überwacht werden sollen.

Budgetressourcen zuweisen

Achtung: Nur Projektsammelvorgängen (der Ebene 0) können Budgetressourcen zugewiesen werden! D.h., das Budget wird für das Gesamtprojekt geplant und überwacht.

Wenn Sie für jede Phase ein Budget erstellen möchten, behandeln Sie die Phasen wie Teilprojekte, legen diese also als Einzelprojekt an und integrieren die Teilprojekte dann in einem Gesamtprojektplan (Masterplan).

Öffnen

Sie die Ansicht „ Vorgang Einsatz“ lassen Sie, wenn nicht bereits geschehen, den Projektsammelvorgang anzeigen (Extras/Optionen/Ansicht/Projektsammelvorgang anzeigen) und weisen Sie diesem ganz normal die Budgetressourcen zu.

Fügen Sie in der Ansicht „Vorgang Einsatz“, Tabelle „Kosten“ die Spalte „Kostenbudget“ hinzu. Hier - und nur hier - wird jetzt das Budget eingetragen.

Auf der rechten Seite der Ansicht blenden Sie nur die Zeilen „Kosten“  und „Kostenbudget“ ein. (Format/Einzelheitenarten)

Wie Sie sehen verteilt Project das Budget ratierlich über die Gesamtlaufzeit. Wenn Sie möchten, können Sie die Werte in den Zeiteinheiten manuell verändern.

Diese Ansicht kann als benutzerdefinierte Ansicht abgelegt werden.

Sie erkennen hier auf einen Blick die Kostensituation des Projekts. Berechnete Kosten, Geplante Kosten (Werte des Basisplans), Aktuelle Kosten und Kostenbudget.

Das Verhältnis aktuelle Kosten zu Kostenbudget lässt sich über ein benutzerdefiniertes Feld berechnen  und - falls gewünscht - als Ampel anzeigen.