Sechs Faktoren bestimmen die Terminberechnung in MS Project

Bei der Termin- und Ablaufplanung mit MS Project ist es wichtig, die sechs Treiber der Terminberechnung genau zu kennen. Nur so wird dem Projektplaner deutlich, warum ein Terminergebnis entstanden ist und wo Optimierungspotential in Terminplan liegen könnte.

Dieses sind die sechs Einfussfaktoren auf die Terminplanung mit MS Project (bei  MS Project 2010 Planungsart: Automatische Planung)

• Projektstartdatum
• Kalender (Projektkalender, Ressourcenkalender, Vorgangskalender)
• Termineinschränkungen und Stichtage
• Vorgangsdauern
• Anordnungsbeziehungen der Vorgänge
• Ressourcenzuweisungen und  Vorgangsarten

1. Projektstartdatum
   Standardmäßig setzt MS Project das Projektstartdatum auf das aktuelle Datum. Legen Sie in den Projekteigenschaften den geplanten Projektstart (oder das Projektende bei Rückwärtsterminierung) fest.
   Sie können das Projektstartdatum jederzeit ändern. Jedenfalls solange Sie noch keine Termineinschränkungen gesetzt haben. (In MS Project 2010 können Sie es auch danach noch ändern und alle Einschränkungsermine und Stichtage um den gleichen Betrag verschieben)
   
   
2. Kalender
   Der nächste wichtige Faktor bei der Terminberechnung sind die Kalender.
   1. Der Projektkalender steuert die Terminberechnung für Ihr gesamtes Projekt.
      Jedes Unternehmen sollte einen Unternehmens-Projektkalender definieren, auf dem alle Projekte basieren.  Die gesetzlichen Feiertage und ggfs. die unternehmensspezifische Arbeitszeit sollten dort festgelegt sein. (Achtung: Bei Änderung der Arbeitszeiten ist ggfs. eine Änderung der Umrechnungsfaktoren für die Berechnung der Arbeit erforderlich. (Extras/Arbeitszeit ändern / Optionen).
      Bei der Planung mit Teilprojekten und projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen muss ein einheitlicher Kalender  Verwendung finden, sonst droht das Terminchaos.
   2. Die Ressourcenkalender beeinflussen die Dauer der Vorgänge, denen die Ressourcen zugewiesen sind.
   3. Vorgangskalender beeinflussen Dauer und Terminlage des Vorgangs, denen sie zugewiesen wurden.
      
      
   4.  Vorgangseinschränkungen und Stichtage
      Einer der häufigsten Fehler der Terminplanung ist es Start- oder Endtermine direkt in die Felder „Anfang“ bzw. „Ende“ in der Eingabetabelle einzugeben. Dieses Vorgehen setzt sofort eine Termineinschränkung („Anfang nicht früher als“ bzw. „Ende nicht früher als“) und Sie berauben sich der Fähigkeit zu automatischen Terminberechnung. Überlassen Sie besser Project die Terminplanung und erzeugen Sie ein Netz von Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen. Von außen vorgegebene Termineinschränkungen (meist in Form von Meilensteinen) legen Sie über die Vorgangseigenschaften fest.
      Sie können Vorgängen auch einen Stichtag (Deadline) zuweisen. Dieser Verankert im Gegensatz zu den Termineinschränkungen nicht den Vorgang, führt aber zu einer Neuberechnung des kritischen Pfades. MS Project betrachtet einen Stichtagstermin wie einen „virtuellen“ Endtermin.
      
      
   5. Vorgangsdauer
      Es ist offensichtlich, dass die Vorgangsdauer Einfluss auf die Terminberechnung hat. Verwechseln Sie jedoch bitte nicht Arbeit und Dauer. Der Wert Arbeit wird entweder erst erzeugt, wenn Sie einem Vorgang mit geplanter Dauer Ressourcen zuweisen oder  sich bei der Terminplanung die Spalte „Arbeit“ einblenden und hier Werte (statt Dauer) eingeben. Im letzteren  Fall wird bei der Ressourcenzuweisung die Dauer vom Programm berechnet.
      
      
   6. Anordnungsbeziehungen
      Die Anordnungsbeziehungen (Verknüpfungen) der Vorgänge haben einen starken Einfluss auf die Projektdauer.  Wer nur mit „Enden-Anfang“ Beziehungen arbeitet, wird schnell feststellen, dass die Projektlaufzeit unverhältnismäßig lang wird. Besser ist es, durch Verknüpfungen mit (negativem) Zeitversatz Vorgängen dort wo das möglich ist zu parallelisieren.
      
      
   7. Ressourcenzuweisungen und  Vorgangsarten

Die Ressourcenzuweisung hat einen erheblichen Einfluss auf die Vorgangsdauer. Wird einem Vorgang mit geplanter Dauer eine Halbtagsressource mit 100% oder eine Ganztagsressource mit 50% zugewiesen verdoppelt sich (bei der Standardvorgangsart „FesteEinheiten“) die Vorgangsdauer. Befindet sich die zugewiesene Ressource während der Vorgangslaufzeit gar in Urlaub, verlängert sich die Vorgangsdauer entsprechend.
Über die Wahl der Vorgangsart (Feste Dauer, Feste Arbeit, Feste Einheiten) legt der Projektplaner fest wie Project die Gleichung Arbeit = Dauer x Ressourceneinsatz neu berechnet, wenn ein Faktor vom Benutzer verändert wird.

Hier ein Überblick.

Sie sehen, die Terminberechnung in MS Project ist nicht trivial. Aber bei konsequenter Prüfung der vorstehenden Punkte werden Probleme schnell aufgedeckt und Optimierungsmöglichkeiten deutlich.