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Die sieben Todsünden der Projektplanung mit Microsoft Project


Wie sie die häufigsten Probleme bei der Projektplanung mit MS Project vermeiden.

Termin- und Ablaufplanung ist grundsätzlich keine triviale Abgelegenheit. Wir beobachten bei unseren Kunden jedoch immer wieder, dass sich ganz spezielle Probleme wiederholen.
Hier sind einige der häufigsten Ursachen und Wege wie Sie sie vermeiden können.

Problem # 1: Der Termin- und Ablaufplan ist zu komplex!

Falls Ihr mit MS Project erstellter Termin- und Ablaufplan mehr senkrechte Linien (Verknüpfungen zwischen Vorgängen) aufweist als waagerechte Linien (Vorgänge und Phasen) könnte es sein, dass sie ein Problem bekommen.
Wenn Ihre Stakeholder ratlos vor dem Plan stehen und ihn erst nach längerer Betrachtung verstehen oder wenn es schwierig ist, diesen Ihrem Team oder Management zu erklären, wozu ist der Plan dann gut?

Lösung:

 

  1. Tragen Sie Ihre Vorgänge möglichst immer in chronologischer Reihenfolge ein. Sie vermeiden damit Verknüpfungen von unten nach oben.
  2. Unterteilen Sie Ihr Projekt konsequent in planbare und überschaubare Phasen, die mit einem eindeutigen Ergebnis (Deliverable) enden. Wenn diese Phasen bereits sehr groß werden, unterteilen sie diese in Unterphasen oder machen Sie diese zu einem eigenen Unterprojekt. MS Project bietet Ihnen hierfür vielfältige Möglichkeiten.
  3. Kapseln Sie Ihre Phasen. Legen Sie Ihre Risikopuffer (sagen Sie bitte nicht, Sie hätten keine Risiken in Ihrem Projekt) an das Ende einer Phase.


Problem # 2: Der Terminplan enthält zu viele Vorgänge

Ein Projektplan ist keine to-do-Liste und schon gar kein Instrument um bloß nichts zu vergessen! Das ist nicht Bestandteil eines Projektstrukturplans und gehört somit auch nicht in einen Termin- und Ablaufplan. Auch nicht in einen Ressourcenplan.

Denken Sie bitte daran, dass ein Projektplan, wenn er Sinn machen soll, auch gepflegt und aktualisiert werden muss. Wenn Sie zu kleinteilig planen, wird das zu einem großen Aufwand, der in der Praxis häufig dazu führt, dass die Projektaktualisierung unterbleibt.

Lösung:

Die Daumenregel für die minimale und maximale Dauer der Vorgänge lautet: Minimale Dauer gleich 1%, maximale Dauer gleich 10% der Projektdauer. (Quelle: Eric Uyttewaal, Forecast Scheduling with Microsoft Project 2010) Also bei einem Projekt mit einer Dauer von 2 Jahren (ca. 450 Arbeitstage) minimale Dauer 1 Woche (5 Arbeitstage); maximale Dauer gleich 2 Monate (40 Arbeitstage).

Wenn Sie Ihr Team ergebnisorientiert führen, müssen Sie nicht jeden Handgriff vorschreiben. Für Vorgänge (Arbeitspakete) gilt grundsätzlich das Gleiche wie für Projektphasen: Jeder Vorgang endet mit einem eindeutigen, nachprüfbaren Ergebnis!

Problem #3: Der Netzplan ist unvollständig oder nicht dynamisch.


Eine unvollständige Netzplanlogik ist der häufigste Grund, wenn Terminaussagen falsch sind oder die Termine sich bei der Planung und der Überwachung / Aktualisierung nicht dynamisch entwickeln.
Zu wenig Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) und/oder zu viele Termineinschränkungen verhindern die eigentliche Stärke einer Planungssoftware wie MS Project, nämlich zunächst Termine vorauszusagen und die Einhaltung dieser Termine zu überwachen bzw. in der Lage zu sein, rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen einzuleiten.

Ich habe in der Praxis schon Projektmanager angetroffen, die die Indikatorspalte (ganz links) ihres Projektplans ausgeblendet hatten, damit niemand erkannte wie viele Termineinschränkungen sie eingegeben hatten.

Lösung:


Ein Projektplan besteht aus einer gelungenen Mischung berechneter (beweglicher) Termine und einer (möglichst geringen) Anzahl fixierter Termine als Gerüst und Abpufferung der Schlüsseltermine.
Stellen Sie sicher, dass alle Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen eingetragen werden. Es gibt Planer, die nach dem Grundsatz planen: Kein Vorgang ohne (mindestens einen) Vorgänger und kein Vorgang ohne (mindestens einen) Nachfolger. Das erzeugt zunächst etwas mehr Arbeit, aber damit sind Sie auf der sicheren Seite.


Problem #4 Es wurde kein Basisplan angelegt


Ohne Basisplan – also Sollwerte – ist es schwierig, wenn nicht gar unmöglich Abweichungen vom Plan zu erkennen und die notwendigen Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. „If you can't measure it, then you can't control it.”

Lösung:


Irgendwann sollten Sie (in Abstimmung mit dem Projektauftraggeber oder Lenkungsausschuss) den Plan als feststehendes Ziel vereinbaren und einen Basisplan erzeugen.


Problem #5: Der Plan wird nicht regelmäßig aktualisiert.


Die überwiegende Anzahl der Pläne, die ich in laufenden Projekten gesehen habe, sind nicht mehr aktuell. Häufig wird der Termin- und Ablaufplan (oft als Projektplan bezeichnet, was nur die halbe Wahrheit darstellt) nachdem er erstellt und verabschiedet wurde, ausgedruckt, an die Wand gehängt und fristet dort ein kümmerliches Dasein, das den hohen Erstellungsaufwand nicht rechtfertigt. Die Aktualisierung wird häufig vernachlässigt, weil der Projektmanager mit Feuerwehraufgaben zugeschüttet wird, die bei planmäßiger Projektdurchführung und –kontrolle vielleicht gar nicht erst aufgetreten wären.

Wenn Sie Ihren Terminplan nicht regelmäßig aktualisieren, haben sie ihre Fähigkeit zukünftige (Meilenstein-) Termine zu prognostizieren und rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen verloren.

Lösung:


1.    Planen Sie nicht zu kleinteilig, damit der Aktualisierungsaufwand nicht zu groß wird. (siehe auch Problem #2)
2.    Führen Sie regelmäßig (wöchentlich oder monatlich) Aktualisierungen mit Ihrem Team durch.
3.    Nutzen sie die gewaltigen Möglichkeiten, die Ihnen MS Project bei der Projektüberwachung und –aktualisierung bietet.


Problem #6: Ressourcen wurden nicht zugewiesen oder sind überlastet


Häufig finde ich Terminpläne vor, in denen entweder keine Ressourcen zugewiesen wurden oder Ressourcen völlig überlastet sind.
Ein Terminplan ohne Ressourcenzuweisung ist ein reiner Wunschtraum.  Irgendjemand muss die Arbeitspakete ja abarbeiten. Und häufig stellt sich dann bei der Ressourcenzuordnung und dem erforderlichen Ressourcenabgleich (das Beseitigen von planerischen Überlastungen in MS Project) heraus, das der schöne Plan wegen Ressourcenmangels so überhaupt nicht umsetzbar ist.


Lösung:


Weisen Sie allen Vorgängen Ressourcen zu. Wenn sie noch nicht wissen, wer konkret diese Aufgabe übernehmen wird, planen Sie mit generischen Ressourcen (C-Programmierer, Entwicklungsingenieure, Maurer, etc.) Dann haben Sie zumindest einen Bedarfsplan. Wie viel Programmierer (Maurer etc) benötigen wir in welchem Zeitraum. Das gibt Ihnen als Projektleiter die Sicherheit, dass die geplante Arbeit überhaupt durchgeführt werden kann oder zeigt Ihnen Ihren zusätzlichen Ressourcenbedarf auf.


Problem #7: Der Projektplaner hat sich nicht hinreichend mit den Vorgangsarten beschäftigt.


Wenn Sie nicht wissen, wie der Rechenalgorhytmus der Netzplantechnik  in MS Project arbeitet und wie MS Project mit der Standardformel

Arbeit = Dauer x Ressourceneinsatz

arbeitet, werden Sie schnell graue Haare bei der Erstellung Ihres Projektplanes bekommen und möglicherweise MS Project verärgert zur Seite legen und wieder auf Ihr geliebtes Excel zurückgreifen. Das wäre extrem schade, denn MS Project ist wirklich eines der besten Projektplanungs- und –überwachungs-Programme. 


Lösung:


Setzen Sie sich intensiv mit den Vorgangsarten auseinander und stellen Sie in den Optionen die Standardvorgangsart entweder auf „Feste Dauer“ oder „Feste Arbeit“, je nachdem was bei Ihnen häufigsten vorkommt. Passen Sie dann die Vorgangsart bei den Vorgängen an, bei denen Ihre Standardvorgangsart nicht zutrifft. Die beim ersten Start von MS Project vorgegebene Standard-Vorgangsart „Feste Einheiten“ ist mit Sicherheit nicht die beste Wahl.


Falls sie jetzt denken, sie könnten Hilfe bei der Projektplanung gut gebrauchen, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Jürgen Bruns
Fenix Projektconsulting &
Beteiligungsges. mbH
Garbsener Landstr. 10
30419 Hannover
Tel. 0511 – 97 82 744
E-Mail: j(dot)bruns(at)fenixconsulting(dot)eu


 

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