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Der rote Faden bei der Projektplanung und -überwachung mit Microsoft Project


 

 

Der rote Faden …

… bei der Vorgangsplanung:                  

 

 

1.            Projektinfo: Anfangstermin eingeben und Projektkalender
 auswählen. (Gleicher Anfangstermin für alle Teilprojekte!!!)

2.            Projektkalender einrichten mit Feiertagen. Evtl. neuen Kalender
einrichten mit angepassten Arbeitszeiten. (Gleicher Projektkalender für alle Teilprojekte!!!)

3.            Überlegen Sie sich die größeren Abschnitte Ihres Vorhabens. Diese werden Projektphasen genannt und diese geben Sie ein.

4.            Es kann Gründe dafür geben, einzelne Projektphasen als eigenständige Project-Dateien bzw. Projekte auf dem Server anzulegen.

5.            Geben Sie die Vorgänge als Untervorgänge ihrer Projektphasen ein oder fassen Sie Vorgänge zu Projektphasen zusammen.

6.            Schätzen Sie den Aufwand für die Vorgänge – wenn möglich schon als Manntage, wenn Sie auch den Ressourceneinsatz planen wollen – und geben Sie diese als Dauer der Vorgänge ein.

7.            Wenn Sie den Aufwand direkt eingeben wollen, müssen Sie das Feld „Arbeit“ einfügen und können dort den Aufwand eingeben.

8.            Bilden Sie den Ablauf der Vorgänge – die Projektprozesse – durch die Vorgangsbeziehungen ab.

9.            Schließen Sie jede Phase mit einem Meilenstein ab, der das Ergebnis – die Auslieferung der Aktivitäten dieser Phase – darstellt.

10.         Deshalb kann und darf es keine phasenübergreifende Vorgangsbeziehungen geben.

… beim Terminmanagement:

1.            Nun kommen die leider oft schon vorher festgelegten Termine. Die feststehenden Termine arbeiten Sie als feste Meilensteine in Ihren Plan
ein und sehen, ob sie mit Ihrer Planung zu vereinbaren sind oder nicht.

 

2.            Wenn Sie in der glücklichen Lage sind, eine seriöse Planung vorab durchzuführen (oder auch zusätzlich zu den extern vorgegebenen Terminen), sollten Sie die Phasenübergänge in Ihren Projekten mit festen Meilensteinen „kapseln“.

 

… bei der Ressourcenplanung:

1.            Die Ressourcen mit all ihren Daten, z. B. Kostensätze und Kalender, werden angelegt in der Ressourcentabelle im Projekt oder in der Datei, die als Ressourcenpool dient, oder im ausgecheckten Ressourcenpool.

2.            In einer Vorgangsansicht kann man den Vorgängen Ressourcen
zuweisen.

3.            Nachdem durch die Erstzuweisung das Arbeitspaket sowohl für den Vorgang als auch für die Ressource(n) definiert ist, können Sie bei Änderungen die Berechnungsmethode über die Vorgangsart steuern.

4.            Planen Sie die Tätigkeiten der Ressourcen genau auf die Genauigkeitsstufe ein, die Ihrer praktizierten Führungskultur entspricht.

5.            Prüfen Sie – bevorzugt in der Ansicht Ressource Einsatz – ob
Ressourcen überlastet sind, d. h. über ihre Kapazität eingesetzt sind.

6.            Erfahrene Anwender können natürlich auch den Ressourceneinsatz planen, bevor sie sich auf feste Termine festlegen.

… bei der Projektüberwachung:

1.            Ohne Basisplan ist keine Projektüberwachung möglich, da man keine Abweichungen der Ist-Daten gegenüber dem Plan feststellen kann.

2.            Während der Durchführung des Projektes können bzw. müssen Sie die
aktuellen Werte eintragen:
Aktueller Anfang und Aktuelles Ende,
Aktuelle Arbeit

3.            Der Fortschritt der Dauer, der Arbeit und der Kosten sind in der Voreinstellung rechnerisch gekoppelt.



 

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